Regulamin Konferencji OPTOMETRIA 2018

Regulamin rejestracji uczestników na Konferencję organizowaną przez Polskie Stowarzyszenie Soczewek Kontaktowych z siedzibą przy ul. Prostej 3A, 87-100 Toruń, NIP: 9562206421, REGON: 340323381, Numer KRS: 0000282743

oraz Polskie Towarzystwo Optometrii i Optyki,

w dniach w 20-22.04.2018. w Ożarowie Mazowieckim.

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1. Regulamin stanowi podstawę organizacji Konferencji OPTOMETRIA 2018 organizowanej przez Polskie Stowarzyszenie Soczewek Kontaktowych oraz Polskie Towarzystwo Optometrii i Optyki, która odbędzie się w dniach 20-22.04.2018. w hotelu MAZURKAS, w Ożarowie Mazowieckim. Niniejszy Regulamin został zamieszczony na stronie www.optometria2018.pl, zwanej dalej stroną konferencyjną i określa prawa oraz obowiązki jej uczestników.

Wszelkie zmiany w regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczenie ich na stronie Konferencji.

1.2. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

§ 2. Uczestnictwo w Konferencji

2.1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

2.1.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji lub poprzez darmową aplikację OPTOMETRIA 2018 dostępną dla urządzeń mobilnych pracujących w systemach operacyjnych Android i iOS.

2.1.2. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora.

2.1.3. Koszt udziału w Konferencji, pobytu i przejazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

2.1.4. Organizator na żądanie Uczestnika wystawi rachunek za udział w Konferencji (dane do rachunku należy podać w formularzu zgłoszeniowym).

2.1.5. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem serwisu internetowego www.optometria2018.pl lub aplikacji upływa w dniu 10.04.2018r. Rejestracja po tym terminie będzie niemożliwa.

2.1.6. Liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona.

2.1.7. Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.

2.1.8. W dniu rozpoczęcia Konferencji konieczne jest okazanie potwierdzenia zakupionego biletu z indywidualnym kodem QR, w formie aplikacji mobilnej lub wydruku. W przypadku braku potwierdzenia konieczne będzie okazanie dowodu osobistego celem weryfikacji uczestnika. Każdy uczestnik otrzyma personalizowany identyfikator umożliwiający udział w Konferencji.

2.1.9. Organizatorzy stosować będą skanowanie kodu QR umieszczonego na personalizowanych identyfikatorach w celu: potwierdzenia obecności, odbioru materiałów konferencyjnych lub pozwolenia na przesłanie droga mailową ofert sponsorów i wystawców obecnych na konferencji.

2.1.10. Udział osoby niepełnoletniej w Konferencji możliwy jest jedynie na podstawie pisemnej zgody opiekuna prawnego lub w towarzystwie osoby pełnoletniej.

2.1.11. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

§ 3. Opłaty

3.1. Wysokość opłat za uczestnictwo w Konferencji opublikowana jest na stronie internetowej www.optometria2018.pl.

3.2. Płatnikiem (adresatem rachunku) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji.

3.3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

3.4. Opłatę za udział w Konferencji należy przesłać zgodnie z informacjami wskazanymi przez Organizatora. Informacje o opłatach znajdują się na stronie internetowego serwisu konferencyjnego pod adresem www.optometria2018.pl.

3.5. Organizator zastrzega sobie prawo do udzielania zniżek od ceny podstawowej dla członków Polskiego Stowarzyszenia Soczewek Kontaktowych oraz Polskiego Towarzystwa Optometrii i Optyki.

§ 4. Rezygnacja z udziału w Konferencji

4.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej.

4.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:

a) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 30 dnia przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 10% wartości całości opłaty;

b) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji pomiędzy 29 a 21 dniem przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać odstępne w wysokości 50% wartości całości opłaty;

c) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 20 dniu przed rozpoczęciem Konferencji lub później, Organizator zatrzyma całą otrzymaną wpłatę.

4.3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę niż zgłoszona. Zmiany Uczestnika można dokonać najpóźniej do 20 dni przed datą Konferencji. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.

§ 5. Odpowiedzialność Organizatora

5.1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej Konferencji.

5.2. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.

5.3. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.

5.4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci Zamawiającemu w pełnej wysokości.

5.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

§ 6. Odpowiedzialność Uczestnika

6.1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno - technicznych

przedstawicieli Organizatora oraz hotelu Mazurkas w Ożarowie Mazowieckim.

6.2. W szczególności na terenie hotelu Mazurkas w Ożarowie Mazowieckim zabronione jest:

b) sprzedaż i używanie narkotyków (środków odurzających, psychotropowych i innych o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii tj. DZ.U. z 2012 r. poz. 124 , z późn. zm.).

c) wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotów.

6.3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczeni na terenie obiektu, na którym odbywa się Konferencja.

§ 7. Ochrona danych osobowych

7.1. Administratorem danych osobowych jest Polskie Stowarzyszenie Soczewek Kontaktowych, Polskie Towarzystwo Optometrii i Optyki oraz firma KOJ Adam Koj.

7.2. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników a także w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Konferencję oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń opłaty z Konferencję lub innych.

7.3. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy Uczestników.

7.4. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawy oraz żądanie usunięcia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.

7.5. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystanie z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.

7.6. Za zgodą Uczestnika zebrane dane mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych bezpośrednio lub pośrednio utrzymywanych przez Administratora danych osobowych.

7.7. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych.

§ 8. Postanowienia końcowe

8.1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.

8.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

8.3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 09.02.2018 r.